校内各单位：

因学校内设机构调整、岗位及人员变动，各单位兼职档案员发生变动。为确保我校档案工作顺利开展，根据《广东药科大学档案管理办法》，须重新确认各单位档案工作负责人及兼职档案员。具体要求如下：

一、人员数量

1.各单位应指定1名领导分管本单位档案工作。

2.各单位应参照《各单位兼职档案员配备一览表》（附件1），配备相应数量的兼职档案员。

二、工作职责

（一）档案工作负责人主要职责：

1、按照学校要求，统筹安排本单位档案工作；

2、选配兼职档案员，并保持兼职档案员的相对稳定；

3、为兼职档案员开展档案工作提供必要的工作条件，确保本单位档案工作顺利开展；

4、督促检查本单位兼职档案员做好立卷归档工作，对本单位各类归档文件材料的归档质量负责。

（二）兼职档案员主要职责：

1、认真贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策，严格执行学校档案工作各项规章制度；

2、按照档案自然形成规律，做好本单位归档文件材料的收集、整理、保管、利用、统计等工作，确保归档文件材料齐全、完整、准确、系统；

3、执行归档文件材料形成单位“部门立卷”制度，做好归档文件材料的分类、组卷、编目、装订、著录、上传等工作，保证归档质量，并按时向档案馆移交；

4、做好归档文件材料的安全和保密工作；

5、接受档案馆的业务指导和督促检查，对存在的问题及时整改；

6、积极参加档案业务培训和档案工作会议，主动学习档案知识和档案管理系统操作技能，不断提高档案工作水平；

7.加强与档案馆的联系，积极提出改进工作的意见和建议；

8.及时向本单位档案工作负责人汇报工作；

9.不再担任兼职档案员时，提醒档案工作负责人选配新的兼职档案员，与后者做好交接工作，并向档案馆报送人员变更信息。

三、报送要求

请各单位重视此项工作，选配熟悉本单位业务、责任心强、相对稳定的人员担任兼职档案员。

请各单位于2024年3月13日（周三）17:00前将可编辑的电子版本《各单位档案工作负责人及兼职档案员确认表》（附件2）通过OA报送，签字盖章版纸质材料报至档案馆。

联系人：曹甜甜/林晓敏

电话：39352031

地址：大学城校园行政楼北楼203室

附件：1.各单位兼职档案员配备一览表

2.各单位档案工作负责人及兼职档案员确认表

2024年3月5日

档 案 馆